Desarrollar el Plan de Proyecto de Business Intelligence

Llega a suceder que al escuchar Plan de Proyecto pensamos de inmediato en un Cronograma (o el famoso Project hecho con la herramienta de Microsoft), sin embargo el Plan de Proyecto es la guía principal que definirá de qué manera será ejecutado, monitoreado, controlado y cerrado el proyecto, y está conformado principalmente por los Planes Subsidiarios, el Sistema de Administración de la Configuración, el Sistema del Control Integrado de Cambios y la Metodología de Administración de Proyectos Adaptada.

Dentro de los planes subsidiarios a considerar podemos encontrar los siguientes:

1.       Plan de Administración del Alcance

2.       Plan de Administración de Costos

3.       Plan de Mejora de Procesos de Project Management

4.       Plan de Comunicaciones

5.       Plan de Adquisiciones

6.       Plan de Administración del Cronograma

7.       Plan de Administración de la Calidad

8.       Plan de Administración de Recursos Humanos

9.       Plan de Administración de Riesgos

El Plan de Administración del Alcance

El objetivo del Plan de Administración del Alcance es definir cómo será gestionado el alcance del proyecto y cómo se implementarán los cambios (identificación, gestión e implementación de cambios).

Secciones:

1.       Planteamiento General

Se debe especificar: ¿Cómo se controlarán los cambios? ¿De qué manera se utilizará el Sistema del Control Integrado de Cambios? ¿Quiénes conformarán el Comité de Control de Cambios?

2.       Estabilidad

Se debe especificar: ¿Qué tanto puede cambiar el alcance original del proyecto? ¿Podría haber muchos cambios? ¿Qué tan grandes podrían ser esos cambios?

3.       Control de Cambios

Se debe realizar una identificación y clasificación de cambios, estableciendo algún criterio para esta clasificación. Por ejemplo, los cambios pueden clasificarse de acuerdo a su severidad e impacto.

Por cada Solicitud de Cambio se debe llenar el formato correspondiente de Control de Cambios, y el comité de Control de Cambios debe firmar su aceptación, o su rechazo.

El Plan de Administración de Costos

El objetivo del Plan de Administración de Costos es definir cómo serán gestionados los costos del proyecto, es decir cómo se medirán, reportarán y controlarán los costos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Secciones:

1.       Planteamiento General

Se debe especificar: ¿Se utilizará un Sistema de Información para la Gestión del Proyecto? ¿A qué nivel del WBS (Work Breakdown Structure) se manejarán los costos? ¿Qué métricas aplicarán mara monitorear las variaciones de costos, y en qué momento se dispararían las alertas? Se recomienda que sea al nivel de Paquete de Trabajo, y a ese mismo nivel se definan Cuentas de Control de costos, y se calcule el Valor Ganado (Earn Value – EA).

2.       Medición de los Costos del Proyecto

Se debe especificar cómo se medirán los costos del proyecto, qué herramienta de medición se utilizará, el PMI (Project Management Institute) recomienda ampliamente utilizar la Gestión del Valor Ganado (Earn Value Management). También se debe especificar si se utilizará algún software para tal efecto, cómo se estimarán los costos futuros, y cómo se realizará la revisión del desempeño del costo (respecto al tiempo, paquetes de trabajo, etc.)

3.       Comunicación

Se debe especificar de qué manera se reportarán las variables resultantes del cálculo del Valor Ganado, y, derivado de ello, una propuesta de acciones correctivas para aquellas variables que así lo ameriten, con su respectivo control de cambios.

4.       Plan de acción para Varianza de Costos

Aquí se deben especificar los umbrales de control para los costos del proyecto. Se debe acordar con el patrocinador del proyecto que opciones correctivas factibles se tienen en caso de que alguna variable económica del proyecto salga de los límites establecidos.

5.       Lineamientos para realizar el Control de Cambios en Costos

Se debe detallar si hay especificaciones particulares para realizar un Control de Cambios derivado de una desviación en los costos autorizados inicialmente. De lo contrario se seguirá el proceso normal de Control de Cambios del proyecto.

6.       Resumen del presupuesto

Se debe describir el monto del presupuesto autorizado para el proyecto detallado por rubros.

El Plan de Mejora de Procesos

El objetivo del Plan de Mejora de Procesos es seleccionar y analizar procesos de trabajo del proyecto que puedan ser mejorados.

Secciones:

1.       Planteamiento general.

Se debe describir la manera en que se mejorará dicho proceso, qué técnicas, herramientas y conocimientos se emplearán.

2.       Descripción del proceso.

Una explicación clara y completa del proceso a mejorar, con sus entradas, actividades y salidas, el responsable del proceso, y todos los involucrados en su ejecución.

3.       Definición de métricas del proceso actual.

Una definición de las métricas del proceso como se encuentra actualmente, en todas las unidades necesarias: tiempo, número de personas involucradas, número de errores, etc.

4.       Objetivos de mejora del proceso.

Una descripción de las partes a mejorar del proceso y de los objetivos a cumplir de cada métrica en un tiempo determinado.

El Plan de Gestión de Comunicaciones

El objetivo del Plan de Gestión de Comunicaciones es establecer los requerimientos de comunicación de los Stakeholders del proyecto y cómo será distribuida la información.

Secciones:

1.       Planteamiento general

Una explicación clara de cómo se realizará efectivamente la comunicación formal e informal que el proyecto requiere.

2.       Roles

Se debe definir una matriz para con todos los roles considerados en el proyecto, desde el Patrocinador, el Gerente de Proyecto, el Líder de Proyecto, Clientes, etc.

3.       Directorio

Una vez realizada la lista de Roles, se debe incluir a todos los Stakeholders dentro de su rol o roles, con sus datos de contacto físicos y electrónicos para establecer comunicación.

4.       Matriz de comunicación

Se debe identificar los tipos de comunicación requeridos para el proyecto, por ejemplo: Juntas de Revisión Semanales, Reuniones de trabajo internas, Informe mensual de avances, etc., agregando el objetivo de cada tipo de comunicación, el medio, la frecuencia de su realización, la audiencia (roles a quien va dirigido), el dueño u organizador, y el entregable que se presentará o enviará, así como el resultado esperado de esa reunión (acuerdos, minutas, contratos firmados, etc.).

5.       Lineamientos  para juntas

Se debe especificar todas las pautas que se seguirán para la realización de las juntas, como el periodo en el que deben enviarse las agendas de las reuniones, las minutas resultantes, el registro las acciones por realizar, quién coordinará las reuniones, quien tomará las notas, etc.

El Plan de Gestión de Adquisiciones

El objetivo del Plan de Gestión de Adquisiciones es establecer los requerimientos de aprovisionamiento para el proyecto y cómo serán gestionados hasta el cierre de los contratos

Secciones:

1.       Planteamiento General

Se debe definir claramente los pasos necesarios para gestionar las adquisiciones de principio a fin, así como las responsabilidades de todos los roles involucrados en estos procesos.

2.       Definición de las Adquisiciones

Se debe especificar qué productos o servicios serán adquiridos, con qué características y con qué restricciones. También debe especificarse la lista de personas con autoridad para aprobar las compras.

3.       Tipos de contratos que se usarán en el proyecto

Se debe especificar el tipo de contrato se puede aceptar para cada tipo de producto o servicio requerido por el proyecto.

Los tipos de contrato pueden ser:

  •          Precio Fijo
  •          Tiempo y Materiales
  •          Gastos más porcentaje por honorarios
  •          Costos más honorarios fijos
  •          Precio máximo garantizado
  •          Precio objetivo

4.       Proceso de aprobación de contratos

Se debe definir el proceso que se seguirá para aprobar a los proveedores. Independientemente de que tan largo o simple, formal o informal pueda ser, debe quedar perfectamente claro las etapas, entregables, funciones, responsables y tiempos del proceso.

5.       Criterios de decisión

Se debe especificar cuál es el criterio que el Comité de Adquisiciones utilizará para definir al ganador del contrato. Y si hubiera más de un criterio, deberá especificarse el orden de prioridad entre ellos, y su ponderación.

6.       Roles y Responsabilidades

Se debe definir los roles y responsabilidades de todos los involucrados en el proceso de adquisiciones para asegurar que los proveedores cumplan con los niveles de calidad de los productos y servicios contratados.

7.       Gestión de Proveedores

El líder de proyecto será el encargado de coordinar las actividades para revisar el desempeño de los proveedores, de acuerdo  las métricas pre-definidas para tal efecto. Por lo que es necesario la inclusión de Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA – Service Level Agreements) en los contratos.

El Plan de Gestión del Cronograma

El objetivo del Plan de Gestión del Cronograma es establecer los lineamientos para garantizar que el proyecto se cumplirá exitosamente con las restricciones de tiempo existentes.

Secciones:

1.       Planteamiento General

Se debe definir un marco de trabajo para la creación del cronograma, la utilización de un software para la gestión del cronograma, los hitos (milestones) del proyecto, y los roles y responsabilidades de las personas involucradas.

2.       Control del Cronograma

Se debe definir como se controlará el programa a lo largo del ciclo de vida del proyecto, los roles y responsabilidades de las personas involucradas, y la frecuencia con que se revisará, comunicará y actualizará el cronograma y su progreso.

3.       Cambios en el Cronograma y Umbrales permitidos

Se deben definir los límites permitidos del cronograma bajo los cuales puede realizarse el proyecto. Cualquier evento que pueda cambiar un cambio en el cronograma debe cumplir con un proceso de control de cambios que el patrocinador debe autorizar antes de que el cambio al cronograma se realice.

4.       Cambios en el Alcance

Generalmente, cuando se autoriza un cambio en el alcance del proyecto, debe efectuarse un cambio en el cronograma para incluir los entregables que no habían sido considerados originalmente, lo que originará una solicitud de cambio en el cronograma, que deberá autorizarse para poder generar una nueva línea base del cronograma.

El Plan de Gestión de la Calidad

El objetivo del Plan de Gestión de la Calidad es establecer los lineamientos para medir la calidad de los procesos y garantizar que se cumpla con las restricciones de calidad del proyecto.

Secciones:

1.       Planteamiento General

Se debe describir a detalle los procesos de Aseguramiento de Calidad (QA – Quality Assurence) que se utilizarán y cuándo se utilizarán. Para cada punto de control deberá especificarse un resumen de quiénes están involucrados, el criterio de evaluación y quiénes revisarán y autorizarán los resultados.

2.       Roles y Responsabilidades

Se debe especificar quiénes formarán parte del equipo de QA, sus responsabilidades, y los conocimientos y habilidades requeridas para realizar dichas actividades.

3.       Revisiones

Se debe especificar qué metodologías, estándares, evaluaciones y revisiones se utilizarán para verificar la calidad así como los criterios de éxito aplicables

4.       Hitos para el Aseguramiento de Calidad

Se debe especificar los entregables resultantes de la Gestión de Calidad y el tiempo de entrega correspondiente.

5.       Recursos estimados

El Plan de Administración de Recursos Humanos

El objetivo del Plan de Administración de Recursos Humanos es garantizar el éxito del proyecto mediante la correcta adquisición de recursos humanos con los conocimientos y experiencia necesaria , y con la disponibilidad en el tiempo que son requeridos.

Secciones:

1.       Planteamiento General

2.       Roles y responsabilidades

Se debe especificar quiénes formarán parte del equipo de trabajo, además del resto de los stakeholders, sus responsabilidades, y los conocimientos y habilidades requeridas para realizar dichas actividades, así como la cantidad de posiciones requeridas para cada rol.

3.       Organigrama del proyecto

Basado en los roles del punto anterior, se debe crear un organigrama donde se muestre una relación de jerarquía entre los miembros del equipo. Adicionalmente se debe crear una matriz RACI donde se muestre la relación entre los miembros del equipo y las tareas a realizar. Las relaciones pueden ser:  R – Responsable de realizar la tarea; A – Aprueba el trabajo realizado; C – Consultado antes de realizarse cualquier decisión; I – Informado cuando una acción se realiza o una decisión ha sido tomada.

4.       Gestión del personal

Se debe especificar el origen de todo el personal requerido para el desarrollo del proyecto, quiénes serán necesitados, cuándo serán necesitados y liberados del proyecto, que capacitación recibirán, cómo será evaluado e informado su desempeño, que sistema de reconocimientos será utilizado

El Plan de Gestión de Riesgos

El objetivo del Plan de Gestión de Riesgos es definir la manera en que se identificarán, analizarán, revisarán y controlarán los riesgos del proyecto.

Secciones:

1.       Planteamiento General

2.       Roles y responsabilidades

Se debe especificar quiénes formarán parte del equipo de gestión de riesgos, sus responsabilidades, y los conocimientos y habilidades requeridas para realizar dichas actividades. Entre los roles pueden definirse: Administrador de Riesgos (de todos los riesgos del proyecto), y Responsable de Riesgo (responsable de evaluar la probabilidad de ocurrencia de un riesgo, y de comunicarlo al Administrador de Riesgos. Posteriormente será responsable de ejecutar el plan de mitigación e informar los resultados).

3.       Documentación de riesgos

Se deben listar todos los riesgos en la medida en que se van identificando a lo largo del proyecto, con un Identificador, Descripción, Clasificación, Probabilidad de ocurrencia, Grado de impacto, Plan de mitigación, Responsable, Fecha límite para la mitigación, Estatus actual, Plan de contingencia, y el Criterio que debe cumplir para considerarse un riesgo cerrado.

4.       Actividades

Se deben especificar las tareas a realizar para gestionar los riesgos del proyecto, así como los participantes. Los principales grupos de tareas son:

  •          Identificación de riesgos
  •          Análisis Cualitativo de riesgos
  •          Análisis Cuantitativo de riesgos
  •          Priorización de riesgos
  •          Planeación de la respuesta a riesgos
  •          Monitoreo de riesgos
  •          Ejecución de planes de mitigación
  •          Registro de lecciones aprendidas

5.       Cronograma para las actividades de gestión de riesgos

Se debe especificar en qué fechas se realizarán las actividades principales de la gestión de riesgos (aquellas que puedan planearse).

6.       Presupuesto para la gestión de riesgos

Describir el presupuesto autorizado para la gestión de riesgos

7.       Herramientas para la gestión de riesgos

Describir todas las herramientas que se utilizarán en cada actividad de la gestión de riesgos

 

Continúa: Desarrollar el Plan de Proyecto de Business Intelligence (Parte II)