Un Stakeholder es una persona o ente Interesada en el proyecto y que tiene influencia o poder para afectar positiva o negativamente en el resultado del proyecto. De ahí la importancia que tiene primeramente saber cuáles son esos Stakeholders y posteriormente saber cómo debemos relacionarnos con ellos durante todo el proyecto para llegar a buen término, principalmente en proyectos de Business Intelligence, pues como ya lo hemos mencionado, al ser proyectos de negocio y no de tecnología, el papel del factor humano es de vital importancia, ya que una vez terminado el proyecto serán los usuarios a todos los niveles los que decidan o no utilizar y mantener con vida al Sistema.

Un Stakeholder es una persona o ente Interesada en el proyecto y que tiene influencia o poder para afectar positiva o negativamente en el resultado del proyecto. De ahí la importancia que tiene primeramente saber cuáles son esos Stakeholders y posteriormente saber cómo debemos relacionarnos con ellos durante todo el proyecto para llegar a buen término, principalmente en proyectos de Business Intelligence, pues como ya lo hemos mencionado, al ser proyectos de negocio y no de tecnología, el papel del factor humano es de vital importancia, ya que una vez terminado el proyecto serán los usuarios a todos los niveles los que decidan o no utilizar y mantener con vida al Sistema.

Identificar e involucrar a los Stekeholders adecuados desde las etapas tempranas del proyecto hará más probable que te apoyen, posteriormente. Y si son Stakeholders poderosos te ayudarán a conseguir más recursos y con ello incrementar la posibilidad de éxito del proyecto.

Al mantener una comunicación permanente con los Stakeholders nos aseguramos que están plenamente conscientes de lo que estamos haciendo como Líderes y comprendan los beneficios del Proyecto, con lo que lograrás que te apoyen activamente cuando sea necesario

Para llevar a cabo una correcta gestión de Stakeholders debemos realizar lo siguiente:

• Hacer una lista de los Stakeholders.
• Priorizar los Stakeholders de acuerdo a su interés en el proyecto y su poder.
• Identificar cuál es la motivación respecto al proyecto de los principales Stakeholders

Hacer una lista de los Stakeholders.

Utilizar una lluvia de ideas suele funcionar bien. Piensa en toda la gente a la que le servirá el Sistema, la gente que puede definir qué debe hacer y cómo debe funcionar. La gente que puede obtener o autorizar la asignación de recursos, la gente que debe crear el entorno propicio para la ejecución del proyecto, y la gente que será responsable ante la organización del éxito o fracaso del proyecto.

Priorizar los Stakeholders de acuerdo a su interés en el proyecto y su poder.

Una vez identificados todos los Stakeholders, debemos priorizarlos de acuerdo a dos criterios: su interés y su poder sobre el rumbo que puede tomar el proyecto, para lo cual podemos utilizar una matriz de Poder/Interés.:

Matiz Interes Poder - 01 - InteligenciaDeNegocio.MX

Matiz Interes Poder - 01 - InteligenciaDeNegocio.MX

Debemos colocar a cada Stakeholder en la posición correspondiente. Por ejemplo, el Patrocinador del proyecto es un Stakeholder con mucho poder, y muy interesado en los resultados y rumbo del proyecto, mientras que el personal del área de Soporte Técnico, encargada de establecer y mantener las condiciones necesarias para la implantación del Sistema, están poco interesados y tienen poco poder sobre el proyecto.

De acuerdo a la posición de cada Stakeholder dentro de la matriz son las acciones que debes realizar:

Matiz Interes Poder - 02 - InteligenciaDeNegocio.MX

Matiz Interes Poder - 02 - InteligenciaDeNegocio.MX

• Muy interesados y con mucho poder: Debes darle un seguimiento muy cercano, con comunicación constante y esforzarte en mantenerlos satisfechos.
• Poco interesados pero con mucho poder: Debes esforzarte en mantenerlos satisfechos, pero sin abrumarlos con la comunicación.
• Muy interesados pero con poco poder: Debes asegurarte de mantenerlos informados y asegurarte que no surjan inconvenientes
• Poco interesados y con poco poder: Debes monitorearlas sin abrumarlas con comunicación excesiva.

Comprender a los principales Stakeholders

Por último debemos hablar con cada Stakeholder principal para obtener su punto de vista respecto al proyecto, y que ellos estén de acuerdo en cómo contribuirán a él. También es importante comenzar a tener una idea sobre cuáles son sus motivaciones (económicas, emocionales, de pertenencia, de reconocimiento, etc.). Esta actividad también nos permitirá tener una idea sobre su influencia positiva o negativa en el proyecto. Utilizando esta información podremos negociar, entablar acuerdos y, sobre todo, aclarar posibles malos entendidos sobre lo que será el proyecto y cómo cambiará la empresa y la manera de trabajar una vez implantado el Sistema.