Ya hemos visto que gestionar y ejecutar un proyecto de BI requiere cierto grado de especialización respecto a otro tipo de proyectos dentro de una empresa. Estos son algunos de los errores más peligrosos para el éxito de un proyecto de Business Intelligence, por lo que hay que evitarlos a toda costa.

  1. No obtener el patrocinio de la alta dirección
  2. Pensar que BI es un proyecto de tecnología
  3. No establecer los objetivos generales y específicos del proyecto
  4. No involucrar a los usuarios de negocio en todas las etapas del proyecto
  5. No exigir la aplicación de una metodología de gestión de proyectos y una metodología de desarrollo del producto

 

1. No obtener el patrocinio de la alta dirección

    Los proyectos de BI suelen ser especiales ya que uno no sabe lo que obtendrá al terminar el proyecto. Cuando pensamos en adquirir un ERP, o un CRM, o un sistema POS, de inmediato nos imaginamos qué es y qué vamos a obtener de esa inversión, sin importar la marca del producto. Esto no sucede con el BI.

    Si preguntáramos de manera independiente al Director General, a los gerentes de Producción, Finanzas, Recursos Humanos y Mercadotecnia, ¿qué esperarían de un proyecto de Inteligencia de Negocio en la empresa? Serían sorprendentes las respuestas tan variadas.

    Seguramente cada una de esas respuestas sería correcta desde su perspectiva, pero no olvidemos que un proyecto de BI debe contemplar a la organización como un único Ente, que se alimenta de la información generada por cada una de sus áreas. Y es aquí donde comienzan los conflictos.

    Los usuarios de negocio confunden el término “responsable de la información” con “dueño de la información”. En el momento en que son conscientes de que la información que manejan y la que generan será recabada, procesada, analizada y presentada a la alta dirección (e incluso a otras áreas) entran en un proceso crítico de rechazo al cambio, donde la Alta Dirección debe alinear los esfuerzos e intereses de todas las áreas hacia los intereses y objetivos de la empresa, concientizando a todos que nadie en particular es dueño de la información y que ésta debe fluir para fortalecer los procesos de toma de decisiones.

    Desafortunadamente es muy común que la Alta Dirección no se involucre activamente en los proyectos de BI, lo que da como resultado un proyecto que no cubre el alcance inicial, con retrasos, y que se mantengan islas de información en cada área

    2. Pensar que BI es un proyecto de tecnología

      Otro error muy común es pensar que el BI es un proyecto de tecnología, que puede encargarse a la Dirección de Sistemas, y que ésta dirección nos informará cuando el proyecto se haya concluido con éxito.

      Un proyecto de Inteligencia de Negocio tiene que ver con un cambio en la cultura de la organización, pues nos obliga a pensar en la información como un activo intangible de gran valor capaz de generar y potencializar ventajas competitivas, por lo que debemos aceptar que la información que se genere en cada área de la empresa formará parte del BI, y de igual manera, el BI nos proporcionará información de valor para nuestras actividades diarias y para la toma de decisiones tácticas y estratégicas.

      Si bien es cierto que hay cuestiones tecnológicas que considerar, éstas ocupan un segundo plano.

      3. No establecer los objetivos generales y alcance del proyecto

      Como continuación del punto 2, todo proyecto debe partir de una concepción clara de los objetivos del proyecto, sin embargo en un proyecto de BI hay que hacer un énfasis especial en esto, por la diversidad de ideas que cada director de la empresa pueda tener sobre los resultados del proyecto (comentado en el punto 1). Por lo que se deben recolectar los requerimientos de los usuarios y establecer el alcance del proyecto, que servirá como check-list al momento de verificar los entregables de cada etapa. De esta manera evitaremos sorpresas desagradables al cierre del proyecto.

      4. No involucrar a los usuarios de negocio en todas las etapas del proyecto

      Siendo el BI un proyecto de negocio (y no tecnológico), la participación de los usuarios de negocio es vital en cada una de las etapas del proyecto, no solo en la definición de los objetivos y alcance, durante el análisis y diseño para la creación del modelo analítico es muy importante su participación para definir las dimensiones, jerarquías y métricas. Incluso deben ser involucrados en la autorización del prototipo, las pruebas de desempeño y pruebas unitarias, además de las pruebas finales de integración.

      5. No exigir la aplicación de una metodología de gestión de proyectos y una metodología de desarrollo del producto

      La aplicación de ambas metodologías garantizará que se hagan bien las cosas correctas. Es importante aclarar que debe utilizarse una metodología de desarrollo del producto especial para BI, y no para desarrollo de sistemas tradicionales, como proyectos de desarrollo de Java, .NET, etc., pues la naturaleza del proyecto es completamente distinta.

      Mientras que la utilización de una metodología de gestión de proyectos garantizará que al final obtengamos un sistema de BI que cumpla con las restricciones de Alcance, Tiempo, Costo y Calidad.

      Si cuidamos estos aspectos reduciremos de manera importante los riesgos negativos del proyecto de BI.

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