Creación del Project Charter o Acta de Proyecto para Business Intelligence – Inteligencia de Negocio

El Acta de Proyecto es el documento que formalmente define y autoriza un proyecto. También se le conoce como Project Overview Statement (POS). Su objetivo es obtener el consenso sobre la naturaleza del nuevo proyecto, incluyendo su alcance, objetivos y restricciones, de una manera clara y sin ambigüedades, permitiendo a todos los interesados (Stakeholders) tener la misma visión sobre el resultado final del proyecto, por lo que no debes comenzar ningún proyecto de Inteligencia de Negocio sin tener antes un Acta de Proyecto debidamente autorizada.

 

Al identificar la necesidad de un nuevo proyecto, debe generarse un Project Proposal (Propuesta de Proyecto), que después de revisarse y autorizarse dispara el desarrollo del Project Charter.

 

Un Project Charter debe considerar los siguientes elementos:

 

1.       Autorización del proyecto:

 

Se debe identificar al proyecto con un ID y un Nombre de proyecto único.

 

Ejemplo:

 

PR-2011-CO-BICOM Inteligencia Comercial

 

2.       Autorización del Director de Proyecto:

 

Se debe proporcionar el nombre del Director/Gerente/Líder de Proyecto, así como la descripción clara de sus facultades y responsabilidades.

 

Ejemplo:

 

Lic. Juan Luís Ibáñez Rodríguez, Gerente de Proyecto.

 

Facultades:

 

  • ·         Proponer la lista de colaboradores que conformarán el Equipo Interno del Proyecto, así como emitir recomendaciones  para la modificación de este equipo durante la ejecución del proyecto.
  • ·         Recomendar al proveedor de servicios que conformará el Equipo Externo del Proyecto

 

Responsabilidades:

 

  • ·         Escalar cualquier resolución de temas que impacten al proyecto de manera global en términos de Alcance, Tiempo, Costo o Calidad

 

3.       Lista de Interesados Clave (Key Stakeholders):

 

Se deben enumerar a los interesados Clave del proyecto, es decir, todos aquellos que pueden influir en el éxito o fracaso del proyecto positiva o negativamente, especificando claramente su rol y funciones. Esta lista es un acercamiento inicial, y se completará en las actividades del proceso Identificación de Stakeholders.

 

Ejemplo:

 

Interesado Rol Funciones
Gabriela Sanchez Patrocinador Obtener presupuesto y la asignación de recursos para la correcta ejecución del proyecto

Tomar decisiones sobre situaciones que puedan alterar el rumbo del proyecto

Juan Luís Ibáñez Gerente de Proyecto Gestionar los recursos asignados al proyecto para garantizar su éxito en términos de alcance, tiempo, costo y calidad
   

 

 

4.       Objetivos del Proyecto:

 

Se deben enunciar los objetivos del proyecto, alineados con uno o más objetivos estratégicos de la organización.

 

Los objetivos deben cumplir con estos atributos:

 

  • ·         Específicos
  • ·         Medibles
  • ·         Alcanzables
  • ·         Relevantes
  • ·         Acotados en tiempo

 

Ejemplo:

 

Contar con un sistema automatizado que permita recopilar, almacenar, calcular, analizar y distribuir de manera óptima información relativa a las transacciones comerciales de nuestra empresa, para evaluar el desempeño de nuestra fuerza de ventas, teniendo como límite el 3er. Trimestre del 2012.

 

5.       Prioridades del Proyecto:

 

Se debe especificar el orden en que las restricciones de Alcance, Tiempo, Costo tienen prioridad. Aunque debería entenderse que la calidad de los entregables no está en juego. Esta prioridad debe mantenerse a lo largo de todo el proyecto, desde el inicio.

 

Ejemplo:

 

Prioridad Restricción
1 Tiempo
2 Costo
3 Alcance

 

 

6.       Declaración Global del Alcance:

 

Describe las principales actividades del proyecto, de tal manera que quede claro qué productos y servicios están incluido y cuáles no. Está declaración será completada con las actividades de los procesos: Recolección de Requerimientos, Definición del Alcance y Creación de la Estructura de Desglose de Trabajo (Work Breakdown Structure, WBS), de la fase de Planeación del Proyecto.

 

Ejemplo:

 

  • ·         El Sistema deberá permitir cargar el presupuesto anual considerando los datos reales de los 3 años anteriores.
  • ·         El Sistema consolidará y homologará la información de todos los subsistemas de ventas de la organización, de tal manera que permita hacer análisis de ventas por Tiempo, Producto, Estructura Organizacional, Estructura Geográfica, etc.
  • ·         El Sistema permitirá evaluar el desempeño de la fuerza de ventas, de acuerdo a las reglas de negocio aplicables, y a la información real de ventas.

 

7.       Supuestos y Dependencias del Proyecto:

 

Son todas las hipótesis hechas cuando se concibió el proyecto, incluyendo todas las dependencias externas principales en las que se basará el éxito del proyecto, como aspectos tecnológicos, comerciales, de abastecimiento, e incluso otros proyectos que puedan influir en el resultado.

 

Ejemplo:

 

SU01: El presupuesto a cargar estará calculado completamente de manera previa a la carga, y estará expresado al mínimo nivel de detalle, de acuerdo a las dimensiones  requeridas por el Sistema

DE01: La infraestructura tecnológica (Servidores, Sistema Operativo, Software ETL, Plataforma de BI), debe estar completamente instalada y puesta a punto por el Área de Soporte Técnico.

 

8.       Restricciones y Límites del Proyecto:

 

Describe las limitantes y restricciones conocidas del proyecto, tales como los productos a ser reutilizados, componentes por adquirir, interfaces con otros proyectos o productos, tecnologías a emplear, etc. También describe las prioridades entre todas las características del proyecto, los objetivos de calidad, de tiempo, recursos humanos y presupuesto.

 

Ejemplo:

 

Elemento Restricción (Límites) Conductor Grado de Libertad
Funcionalidad     70% de la funcionalidad principal debe ser incluida en la versión 1.0
Calidad     90% de las pruebas de aceptación deben ser satisfactorias para la versión 1.0 y 95% para la versión 1.1
Costo El presupuesto autorizado para el proyecto es de 1.5 MDP   Costo hasta del 15% de variación respecto al presupuesto es aceptable sin la revisión del Patrocinador
Tiempo   La versión 1.0 debe liberarse a más tardar en marzo del próximo año. La versión 1.1 debe liberarse a más tardar en junio del próximo año.  
RH El tamaño máximo del equipo interno es de 6 personas    

 

 

9.       Riesgos Iniciales del Proyecto:

 

Describir los principales riesgos asociados al proyecto, como el mercado, la competencia, problemas de tiempo, aceptación de usuarios, problemas de implementación,

 

La lista completa de riesgos se realizará en las actividades de los procesos: Identificar Riesgos, Realizar análisis cuantitativo de riesgos y Realizar análisis cualitativo de riesgos.

 

Ejemplo:

 

Riesgo Probabilidad Impacto Acciones de Mitigación
Las reglas de negocio son muy complejas para replicarse en un modelo multidimensional 20% A Programar esas reglas en otra capa del modelo: En el ETL, en la BD Relacional, en el Front-End
     

 

Impacto: A=Alto; M=Medio; B=Bajo

 

 

10.   Recursos:

 

Describir los recursos con los que la organización está dispuesta a comprometerse con el proyecto en este momento, principalmente factor humano, aunque también debe incluirse otros recursos, como técnológicos, financieros, instalaciones de oficina.

 

Recurso Descripción y Origen
1 Gerente de Proyectos 1 recurso de la Oficina de Proyectos, para gestionar el proyecto
10 lugares de trabajo 10 estaciones de trabajo en el área de sistemas para ser utilizados por el Equipo Externo

 

11.   Aprobaciones

 

Indica el estátus del Acta de Proyecto, después de solicitar su aprobación. Se deben listar los nombres y cargos de las personas que deben aprobar el Acta, particularmente el del patrocinador del proyecto. Se debe agragar un texto que describa el estatus de forma que todos los interesados estén de acuerdo con lo que estan firmando.

 

Ejemplo:

 

Decisión de Aprobación:

 

(Márque la opción correspondiente)

• Aprobado, el desarrollo del plan detallado del proyecto está autorizado
• Aprobado, la ejecución del proyecto está autorizada
• Aprobado, pero el proyecto está en espera hasta nuevo aviso el futuro
• Revisar el Acta y volver a presentar para su aprobación
• La propuesta de Carta y el proyecto se rechazó

 

Rol Nombre y Firma Fecha